دستورالعمل برگزاری گردهمایی های سازمان بهزیستی کشور

دستورالعمل برگزاری گردهمایی های سازمان بهزیستی کشور

دستورالعمل برگزاری گردهمایی های سازمان بهزیستی کشور مصوب جلسه 209 شورای معاونین به منظور ساماندهی برگزاری گردهمایی ها و توسعه ی کیفی همایش های سازمان و در راستای تبلور سازمانی زنده، پویا و تأثیرگذار در کشور و به منظور بهره مندی هر چه بیشتر پرسنل سازمان، محققین و اندیشمندان حوزه های علمی و فکری مرتبط با سازمان بهزیستی به شرح به تصویب رسید:

ماده 1 – مقدمه
با توجه به دستور ریاست محترم سازمان در شورای معاونین شماره 199 و ساختار جدید تشکیلاتی سازمان بهزیستی کشور و نیز گستردگی خدمات و سطوح فعالیتی از سطح ستاد کشوری تا استان و شهرستان و نیز اهمیت جایگاه سازمان در زیرمجموعه وزارت رفاه و تامین اجتماعی، برگزاری گردهمایی های علمی، تخصصی، کاربردی و موضوعی تحت عناوینی چون: کنفرانس، کنگره، سمپوزیوم، جشنواره،همایش، هم اندیشی و نظایر آن، بیش از هر چیز نشان از وجود سازمانی زنده، ‌پویا و تاثیرگذار در کشور است که مدیران و مسوولان آن برآنند تا مخاطبین خود را از آخرین اطلاعات، دستاوردها، تحولات و تجارب به کار گرفته شده توسط دیگران آشنا سازند.


لذا در همه این موارد، لزوم هماهنگی،انسجام و وحدت رویه در برگزاری هر نوع گردهمایی بیش از پیش احساس می شود. تدوین این دستورالعمل کشوری، گامی در جهت دستیابی به ارتقای کیفیت و ایجاد یک ساختار نظام مند علمی-اجرایی میباشد، که در تاریخ 20/10/89 به تصویب شورای معاونین سازمان رسیده است.

ماده 2 – انواع گردهمایی
این واژه، کلیه مفاهیم گردهمایی های عمومی، علمی- تخصصی، کاربردی – موضوعی، آگاهسازی و توسعه ای، در سطوح بین المللی، کشوری، منطقه ای، استانی و شهرستانی را شامل می شود. فضای گردهمایی ممکن است مجازی یا حضوری و یا توام (مثل ویدیو کنفرانس)، بوده و به روش های مختلف کار گاهی، بارش فکری، کارگروهی، سخنرانی و پانل، جشنواره، نمایشگاه و ... برگزار گردد.

در این دستورالعمل، گردهمایی ها بر حسب نوع کاربرد و فعالیت به 4 نوع تقسیم می گردد:


1 –عمومی و اطلاع رسانی:
تعریف: موضوعات مرتبط با وظایف سازمان جهت بزرگداشت یاد و خا طره شخصیت ها و مراسم فرهنگی اجتماعی سالانه یا دوره ای، مناسبت های ملی (مثل هفته بهزیستی)، دینی (مثل اعیاد یا سوگواری های مذهبی) و بین المللی(مثل روز جهانی معلولین).
روش اجرا: همایش، جشنواره، نمایشگاه، سخنرانی، تجمع و ...
تعداد شرکت کنندگان: بیش از 100 نفر

2 – علمی- تخصصی:
شامل موضوعات علمی – آموزشی و علمی– تخصصی می باشد.
روش اجرا: کارگاهی، کارگروهی، بحث و گفتگو، سخنرانی های تخصصی، ویدیوکنفرانس،کنفرانس، سمینار، سمپوزیوم، پانل، میزگرد و ... (در سطح استانی – منطقه ای – کشوری – بین المللی)
تعداد شرکت کنندگان: حداقل 20 نفر در کارگروهی و کارگاه ها و حداکثر بسته به نوع گردهمایی تعیین خواهد شد. به طور مثال، در ویدیو کنفرانس بیش از 100 نفر حضور دارند.


1 – 2 علمی- آموزشی:
تعریف: برنامه ها و فعالیت های آموزشی کوتاه مدتی است که در راستای افزایش و بهبود سطح دانش و توانمندی گروه هدف به منظور ارتقائ بهره وری و کارآمدی، طراحی و اجرا می شوند که بر حسب گواهینامه صادره بر دو نوع می باشد.


1 – 1 – 2 علمی-آموزشی مصوب:
تعریف: دوره های آموزشی کوتاه مدتی که بر اساس نیاز سنجی علمی صورت گرفته در هر سال و با اخذ مجوز در سه بازه زمانی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت، از معاونت توسعه مدیریت وسرمایه انسانی ریاست جمهوری و کمیته راهبری آموزش ستاد مرکزی تصویب گردیده، با رعایت قوانین مربوطه و با هدف ایجاد تغییرات کیفی در نیروی انسانی و ارتقائ سطح دانش و معلومات شغلی و تسهیل در دستیابی به اهداف سازمان، برگزار می گردد.


2 – 1 – 2 علمی- آموزشی غیر مصوب:
تعریف: به آن دسته از دوره های آموزشی کوتاه مدت اطلاق می گردد که اهداف آموزشی فوق الذکر را نیز دنبال کرده، منتها در لیست عناوین دوره های مصوب سازمان گنجانیده نشده است. ولی بر اساس ماهیت مسایل اجتماعی و نیازهای بوجود آمده، و وظایف سازمانی ضرورت برگزاری آن احساس می گردد.

2 – 2 علمی تخصصی- پژوهشی :
تعریف: به آن دسته از گردهمایی های علمی گفته می شودکه مبتنی بر ارایه یافته های پژوهشی در حوزه های مختلف تخصصی سازمان باشد.

3- کاربردی – موضوعی:
تعریف: به منظور همفکری، تبادل نظر، سیاستگذاری، تصمیم گیری یا تصویب آن، یا بیان تجربه و نقطه نظر اجرایی، جلساتی برگزار و موضوع خاصی با توجه به نیازهای سازمان و برنامه های آن مطرح می گردد.
به طور مثال، گردهمایی های مدیران کل بهزیستی، معاونین بهزیستی استانها، روسای شهرستانهای بهزیستی سراسرکشور، کارشناسان مرتبط استانی، کارگروه های کاربردی موضوعی (در سطوح استانی، منطقه ای، کشوری).
روش اجرا: کارگروهی، سخنرانی، همایش، میزگرد
تعداد شرکت کنندگان: حداقل 20 نفر و حداکثر بسته به نوع گردهمایی تعیین خواهد شد.

4- آگاهسازی و ترویجی:
تعریف: سلسله جلسات مستمر در جهت ارایه اطلاعات ثمر بخش به مخاطبین برون سازمانی در جهت آگاهسازی و کمک به کسب دانش، تغییر نگرش و ایجاد مهارت های لازم جهت استفاده موثر در راستای آموزش دریافت شده می باشد. ( بطور مثال: آموزش پزشکان در طرح توانمندسازی سالمندان).
روش اجرا: به تناسب نیاز موجود مشخص می شود.
تعداد شرکت کنندگان: حداقل 20 نفر و حداکثر بسته به نوع گردهمایی تعیین خواهد شد.

ماده 3 – جامعه هدف
شامل مخاطبین درون سازمانی و برون سازمانی است.
1-3 - مخاطبین درون سازمانی: کلیه کارکنانی که در سازمان بهزیستی کشور و استان های تابعه، با هر نوع استخدام (اعم از رسمی، پیمانی، قراردادی و ...)، مشغول به کار می باشند.


2-3- مخاطبین برون سازمانی: کلیه کارکنان مراکز تابعه غیر دولتی تحت پوشش سازمان، کارکنان سایر سازمان های دولتی و غیر دولتی و یا بخشی از گروه هدف یک برنامه مشخص می باشند.( به طور مثال، آموزش کلینیک های مددکاری تحت نظارت سازمان، آموزش مهارت های زندگی (LSE)، برای خدمت گیرندگان.

ماده 4 – دامنه اجرا
تعریف: دامنه اجرا، گستره ی جغرافیایی اجرای هر گردهمایی می باشد که می تواند در سطوح استانی، منطقه ای، کشوری و یا در سطح بین المللی به اجرا درآید.

ماده 5 - مرجع صدور مجوز برگزاری گردهمایی
منظور از مرجع صدور مجوز برگزاری گردهمایی، مرجعی است که موافقت یا عدم موافقت خود را در خصوص برگزاری گردهمایی درخواست شده، به مجری برگزاری اعلام می نماید و برگزاری گردهمایی ها بر حسب نوع گردهمایی به شرح ذیل می باشد.

1-5- گردهمایی های عمومی
مرجع صدور مجوز برگزاری گردهمایی های عمومی، دفتر روابط عمومی و بین الملل سازمان می باشد، که ضمن بررسی و در صورت تایید، با هماهنگی و تصویب رییس سازمان، مجوز برگزاری صادر می گردد. بدیهی است مرجع صدور مجوز کلیه گردهمایی های عمومی استانی، روابط عمومی استان و با تصویب مدیر کل استان می باشد.

2-5- گردهمایی های علمی- آموزشی مصوب و غیرمصوب


1-2-5- مرجع صدور مجوز گردهمایی های علمی- آموزشی مصوب کارکنان سازمان در سطح کشور، مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد.


2-2-5- مرجع صدور مجوز گردهمایی های علمی- آموزشی غیر مصوب در سطح کشور، مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد. این مرکز موظف است ظرف مدت 2 هفته، تعهد خود را مبنی بر مصوب نمودن دوره آموزشی درخواست شده و اخذ مجوز، اعلام و در غیر این صورت نسبت به صدور مجوز اجرای دوره آموزشی به صورت غیر مصوب، اقدام نماید.


تبصره 1: در صورت اخذ مجوز، متولی برگزاری دوره، مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد و در غیر این صورت، معاونت یا دفاتر مربوطه متولی آن خواهد بود.


3-2-5- مرجع صدور مجوز گردهمایی های علمی تخصصی پژوهشی در سطح کشور، دفتر مطالعه، پژوهش و نظارت راهبردی و با تایید ریاست سازمان می باشد. مسوولیت علمی برگزاری گردهمایی های تخصصی- پژوهشی سطح کشور بر عهده این دفتر و در سطح استان، بر عهده کارشناس رابط دفتر مذکور می باشد.


3-5- گردهمایی های کاربردی – موضوعی
مرجع صدور مجوز گردهمایی های کاربردی – موضوعی در رده های معاونین و کارشناسان استان ها، بر عهده معاونین کشور و در سطح دفاتر زیر نظر ریاست سازمان، بر عهده حوزه ریاست سازمان می باشد.


تبصره 2: بدیهی است در صورتی که در جلساتی، حضور مدیران کل استان ها احساس شود، با اعلام معاونین تخصصی یا دفتر مرتبط و کسب تایید حوزه ریاست سازمان، مجوز حضور ایشان صادر خواهد شد.

تبصره 3: لازم است حداقل 3 ماه قبل از برگزاری هر گردهمایی، تمام موارد فرم شماره 1، به طور کامل تکمیل و جهت صدور مجوز به دفتر مرتبط ارسال گردد .


تبصره 4: کلیه دفاتر صادرکننده مجوز موظفند حداکثر ظرف مدت 2 هفته از تاریخ دریافت درخواست برگزاری گردهمایی، نسبت به صدور مجوز برگزاری نظر خود را اعلام نمایند. عدم پاسخگویی دفتر صادر کننده مجوز در زمان تعیین شده، به منزله تایید برگزاری گردهمایی مربوطه توسط دفتر درخواست کننده می باشد.


تبصره 5: جهت عدم همپوشانی و تداخل گردهمایی های سازمان، تمامی دفاتر و معاونت ها موظفند برنامه گردهمایی های چهارگانه ذیل را مطابق با برنامه سالانه ارایه شده خود به دفتر روابط عمومی و امور بین الملل سازمان (بند 2-7 ماده 7)، پس از کسب مجوز از مرجع صادر کننده آن، در اختیار دفتر روابط عمومی و امور بین الملل سازمان قرار داده تا پس از استعلام در حوزه مربوطه، نسبت به تصویب آن اقدام گردد.

4-5- گردهمایی های آگاهسازی و ترویجی
مرجع صدور مجوز گردهمایی های آگاهسازی و ترویجی، در سطح کشور و استان، حوزه ریاست و معاونت مربوطه می باشد.

ماده 6 - مسوولیت برگزاری گردهمایی
هماهنگی با دفاتر حراست، روابط عمومی و امور بین الملل، و اداره امور عمومی و نظارت فنی و فوق برنامه سازمان یا استان، حداقل یک ماه قبل از برگزاری هر گردهمایی، الزامی است. این هماهنگی پس از اخذ مجوز، بایستی از طریق دفتر در خواست کننده صورت پذیرد.

مسوولیت برگزاری گردهمایی بر حسب نوع گردهمایی به شرح ذیل می باشد.
1-6- گردهمایی های عمومی
مسوولیت برگزاری گردهمایی های عمومی کشوری بر عهده دفتر روابط عمومی و امور بین الملل با همکاری معاونت یا حوزه مربوطه بوده و در سطح استانی بر عهده مدیر کل استان می باشد.
2-6- گردهمایی های علمی- آموزشی
1-2-6- مسوولیت برگزاری گردهمایی های علمی- آموزشی مصوب کشوری، بر عهده مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد.
2-2-6- مسوولیت برگزاری گردهمایی های علمی- آموزشی غیر مصوب کشوری، بر عهده دفاتر درخواست کننده در سازمان و در خصوص برگزاری گردهمایی های علمی- آموزشی غیر مصوب استانی، مسوولیت بر عهده مدیرکل استان برگزارکننده می باشد.
3-2-6- مسوولیت برگزاری گردهمایی های تخصصی- پژوهشی در سطح کشور، بر عهده دفتر مطالعه، پژوهش و نظارت راهبردی سازمان و در سطح استانی، با مدیرکل استان می باشد.
3-6- گردهمایی های کاربردی – موضوعی
مسوولیت برگزاری گردهمایی های کاربردی- موضوعی، بسته به رده یا سطوح شرکت کنندگان، در سطح دفاتر، معاونت یا حوزه ریاست سازمان تعیین گردیده و در سطح استانی با مدیرکل استان می باشد.
4-6- گردهمایی های آگاهسازی و ترویجی
مسوولیت برگزاری گردهمایی های آگاهسازی- ترویجی کشوری، بر عهده دفاتر، معاونت یا حوزه مربوطه در سازمان و در سطح استان، بر عهده حوزه مدیرکل استان می باشد.


تبصره1 : در خصوص گردهمایی های بین المللی، هماهنگی با دفتر روابط عمومی و امور بین الملل سازمان حداقل شش ماه قبل از برگزاری الزامی می باشد.


تبصره2 : با توجه به سیاست های کلی اصل 44 قانون اساسی در اولویت بر برون سپاری فعالیت ها، مسوولیت نظارت بر مشارکت و اجرا توسط بخش غیر دولتی، بر حسب نوع گردهمایی های ذیل، بر عهده معاونت یا دفاتر ذیربط مشخص شده به شرح زیر می باشد.


تبصره3 : جهت برگزاری گردهمایی ها، مشارکت بخش های خارج از سازمان اعم از دولتی و غیر دولتی (به صورت حامی )، در صورت عدم وجود منع قانونی، بلامانع است.

ماده 7- ضوابط اجرایی گردهمایی
1-7- به منظور کاهش هزینه های غیرضروری و هدفمند نمودن آن، اولویت در برگزاری کلیه گردهمایی های سازمان، به ترتیب بر برگزاری استانی، منطقه ای، کشوری و از لحاظ اجرا، غیرحضوری بر حضوری می باشد.
2-7-کلیه معاونت ها و دفاتر ستادی سازمان موظفند به صورت سالانه،تقویم زمانی کلیه گردهمایی های مرتبط را با پیش بینی هزینه های برگزاری گردهمایی، تهیه و جهت هماهنگی های لازم، حداکثر یک ماه قبل از شروع سال جدید به روابط عمومی و امور بین الملل سازمان ارسال نمایند، تا پس از جمع بندی، برنامه یکساله گردهمایی ها به اطلاع حوزه ریاست سازمان برسد. بدیهی است برنامه ریزی جهت اطلاع رسانی و ارتباط با اصحاب رسانه بر عهده روابط عمومی و امور بین الملل سازمان می باشد. روابط عمومی و امور بین الملل سازمان موظف است طبق بخشنامه شماره 54030/200 مورخ 19/10/89 معاونت محترم توسعه مدیریت و سرمایه انسانی ریاست جمهور، قبل از برگزاری هر نوع گردهمایی در سطح کشور مشمول این بخشنامه، جهت استفاده از عبارت " بین المللی"، "ملی" و " کشوری"، مجوز لازم را از کارگروه ساماندهی همایش ها اخذ نماید. در سطح استان، برای استفاده از عبارت " استانی"، مدیرکل استان موظف به اخذ مجوز از شورای برنامه ریزی و توسعه استان می باشد.
3-7- در کلیه گردهمایی های سازمان، وجود حداقل یک دبیر علمی و یا اجرایی بر حسب نوع یا وسعت گردهمایی الزامی است. بدیهی است در کارگاه های آموزشی وجود یک تسهیلگر یا ناظر آموزشی از دفتر برگزارکننده سازمان نیز ضروری می باشد.
4-7- ایجاد بانک اطلاعاتی مدرسین و سخنرانان علمی در سازمان بهزیستی با اخذ نظرات معاونین و دفاتر سازمان به عهده مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد و معاونین و دفاتر مربوطه ملزم به معرفی مدرسان و سخنرانان علمی مورد نظر خود به این دفتر می باشند.
5-7- شناسایی و جمع آوری امکانات مراکز اقامتی- آموزشی کلیه استا ن ها به عهده معاونت توسعه مدیریت و امور مجلس می باشد و اعتبارسنجی و صلاحیت فنی این گونه مراکز، بر عهده مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، است که به صورت سالانه تهیه و در اختیار معاونت ها، دفاتر سازمان و استان ها قرار می گیرد.
6-7- گردهمایی های کاربردی- موضوعی مدیران کل و معاونین استان ها با توجه به مسایل مطروحه در سازمان، در فاصله زمانی3 تا 6 ماه مجاز می باشد.
7-7- گردهمایی های کاربردی- موضوعی اعم ازکشوری و منطقه ای دفاتر ستادی، جهت کارشناسان استانی مربوطه، حداکثر 2 بار درطول سال به صورت حضوری انجام پذیرد.
تبصره: در خصوص برگزاری گردهمایی های مجازی، محدودیتی جهت شرکت کارشناسان استانی وجود ندارد.
8-7- هر یک از دفاتر ستادی ضمن هماهنگی با گروه آموزش مرکز تحول و نوسازی سازمان (بند 2-2-5 ماده)، در طول سال مجاز به برگزاری حداکثر 4 گردهمایی علمی-آموزشی غیرمصوب جهت کارشناسان ستادی و استانی مربوطه به صورت حضوری می باشند.

ماده 8- هزینه کرد گردهمایی
1-8- لازم است در کلیه گردهمایی ها، جلوگیری از اسراف و کاهش هزینه های غیر ضروری مد نظر قرار گیرد.
2-8- اعتبار هر گردهمایی پس از تایید برنامه سالانه و اخذ مجوز با هماهنگی معاونت توسعه و مدیریت امور مجلس از محل بودجه پیش بینی شده تعیین و صورت می پذیرد.
3-8- نحوه و میزان پرداخت حق التدریس مدرس دوره های علمی- آموزشی مصوب طبق بند 4-7 ماده 7، مشخص می گردد و در گردهمایی های عمومی، برآورد حق الزحمه سخنرانان یا سایر مدعوین بر عهده روابط عمومی سازمان می باشد.
4-8- تدوین دستورالعمل ضوابط والزامات انتخاب مدرس و هزینه سرانه نفر / روز برگزاری گردهمایی ها (اعم از حق الزحمه مدرس و سایر موارد)، بر عهده کمیته ای متشکل از نمایندگان معاونت ها و دفاتر ستادی سازمان بوده و مسوولیت کمیته مذکور به عهده مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، می باشد. جمع بندی نظرات این کمیته، پس از تصویب در شورای معاونین یا دستور ریاست سازمان، ابلاغ خواهد شد.

ماده 9- ارزشیابی گردهمایی
ارزشیابی فرایندی است که جهت سنجش کیفیت و تعیین میزان دستیابی به اهداف تعیین شده گردهمایی صورت می گیرد. روش ارزشیابی بر اساس نوع گردهمایی تعیین می شود.

روش ارزشیابی:
کلیه برگزار کنندگان هر گردهمایی موظفند حداکثر یکماه بعد از برگزاری گردهمایی، با در نظر گرفتن دو جنبه ذیل نسبت به تحلیل فرم های ارزشیابی سازمان، اقدام نمایند.
الف) جنبه اجرایی، که شامل بررسی وضعیت اطلاع رسانی، امکانات اسکان، پذیرایی، زمان یا طول مدت آموزش، وضعیت ایاب و ذهاب، نظم و انضباط اجرای برنامه می باشد.
ب) جنبه علمی که شامل وضعیت و تناسب موضوع گردهمایی با اهداف، میزان کاربردی بودن و کیفیت آن با توجه به نوع گردهمایی، سنجیده می شود.
ارزشیابی گردهمایی ها، بر اساس فرم های تعیین شده در پیوست شماره 2 دستورالعمل، در 3سطح (واکنش، یادگیری و تغییر در رفتار)، صورت می گیرد.

-9- گردهمایی های عمومی
ارزشیابی گردهمایی های عمومی صرفاً جهت ارزیابی سطح واکنش شرکت کنندگان صورت گرفته و بسته به تعداد روز برگزاری گردهمایی، از فرم های ارزشیابی شماره2 و 3 استفاده می شود.
2-9- گردهمایی های علمی- آموزشی مصوب و غیرمصوب
ارزشیابی گردهمایی های علمی-آموزشی مصوب و غیرمصوب جهت ارزیابی سطوح واکنش و یادگیری شرکت کنندگان صورت گرفته و بسته به نوع گردهمایی (دانشی- نگرشی- مهارتی، از فرم ارزشیابی شماره 4 ، استفاده می شود.
تبصره1:
1- جهت دوره های نگرشی، برگزاری پیش آزمون-آزمون نهایی و محاسبه نرخ یادگیری الزامی می باشد (فرم شماره 5 پیوست).
2- جهت دوره های مهارتی، تکمیل فرم شماره 6، جهت پیگیری تغییر در میزان رفتار و عملکرد شرکت کننده الزامی است.

3-9- گردهمایی های تخصصی- پژوهشی
ارزشیابی گردهمایی های تخصصی-پژوهشی صرفاً جهت ارزیابی سطح واکنش شرکت کنندگان صورت گرفته و ، از فرم شماره 7 پیوست دستورالعمل، استفاده می شود.
تبصره2: در گردهمایی های تخصصی- پژوهشی، جهت حفظ اعتبار ارزیابی نتایج، می بایست فرم شماره 4 نیز، تکمیل گردد.

4-9- گردهمایی های کاربردی – موضوعی
ارزشیابی گردهمایی های کاربردی- موضوعی صرفاً جهت ارزیابی سطح واکنش شرکت کنندگان صورت گرفته و بسته به تعداد روز برگزاری گردهمایی، از فرم های ارزشیابی شماره2 و 3 استفاده می شود.
5-9- گردهمایی های آگاهسازی و ترویجی

ارزشیابی گردهمایی های آگاهسازی- ترویجی صرفاً جهت ارزیابی سطح واکنش شرکت کنندگان صورت گرفته و بسته به تعداد روز برگزاری گردهمایی، از فرم های ارزشیابی شماره2 و 3 استفاده می شود.
تبصره3: ارایه نتایج حاصل از هر نوع ارزشیابی باید در محتوی گزارش نهایی گردهمایی منظور گردد. لازم است ارزشیابی کلیه گردهمایی های برگزار شده حداکثر یک ماه پس از برگزاری گردهمایی، در قالب فرم های شماره 8 و9 جمع بندی گردد.
تبصره 4: کلیه برگزارکنندگان هر نوع گردهمایی موظفند حداکثر تا دو هفته پس از اجرا، تحلیل وضعیت (شامل: نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید)، هر گردهمایی را بررسی و به طور خلاصه در گزارش نهایی، جهت انتقال تجربه و برنامه ریزی بهتر آتی قید نمایند.
تبصره 5: دفتر روابط عمومی و امور بین الملل با همکاری دفتر مطالعه، پژوهش و نظارت راهبردی سازمان موظف است با در نظر گرفتن4 نوع گردهمایی پیش گفته در ماده 2 دستورالعمل، و با بررسی نتایج فرم های ارزشیابی و رتبه بندی کیفیت آن و با بهره گیری از افراد صاحب نظر و خبره، نسبت به رتبه بندی و اعلام 4 گردهمایی برتر (از هر نوع، یک مورد)، در طول سال اقدام و نتایج را به حوزه ریاست سازمان اعلام نماید.

ماده 10- گزارش گردهمایی
لازم است گزارش برگزاری گردهمایی ها حداکثر یکماه پس از برگزاری گردهمایی تهیه و ارایه گردد.
تبصره: ارایه رونوشتی از گزارش کلیه گردهمایی ها جهت تنظیم گزارش عملکرد سالانه سازمان به دفتر روابط عمومی و امور بین الملل الزامی است.
تهیه گزارش کلیه گردهمایی های برگزار شده، به عهده مجریان برگزار کننده و به شرح ذیل می باشد.
1-10- گردهمایی های عمومی: تهیه گزارش در سطح کشوری بر عهده دفتر روابط عمومی و امور بین الملل و ارایه گزارش به حوزه ریاست سازمان و در سطح استان و منطقه بر عهده مسوول برگزارکننده می باشد.
2-10- گردهمایی های علمی- آموزشی مصوب: تهیه گزارش در سطح کشوری بر عهده مرکز تحول و نوسازی اداری سازمان (گروه آموزش)، و در سطح استان ها بر عهده مسوول برگزارکننده می باشد.
3-10- گردهمایی های علمی- آموزشی غیرمصوب: تهیه گزارش در سطح کشوری بر عهده دفاتر اجرا کننده ودر سطح استان ها،بر عهده مسسول برگزار کننده می باشد.
4-10- گردهمایی های تخصصی- پژوهشی: در سطح کشوری تهیه گزارش بر عهده دفاتر برگزارکننده و با هماهنگی دفتر مطالعه، پژوهش و نظارت راهبردی سازمان بوده و در سطح استانی بر عهده مسوول برگزارکننده می باشد.
5-10- گردهمایی های کاربردی- موضوعی: تهیه گزارش بر عهده مسوول برگزاری گردهمایی (مطابق با ماده 6 دستورالعمل)، می باشد.
6-10- گردهمایی های آگاهسازی- ترویجی: تهیه گزارش در سطح کشوری، با دفاتر برگزار کننده و در سطح استانی بر عهده مسوول برگزارکننده می باشد.
تبصره: کلیه دستورالعمل های مورد نیاز و اشاره شده در متن دستورالعمل برگزاری گردهمایی های سازمان بهزیستی کشور، حداکثر ظرف مدت 2 ماه از تصویب دستورالعمل حاضر، توسط مرکز تحول و نوسازی سازمان (گروه آموزش)، تدوین و ابلاغ خواهد شد.

ماده 11- مرکز تحول و نوسازی اداری سازمان (گروه آموزش)، موظف است سالانه هر گونه تغییر در مفاد و یا فرم های پیوست دستورالعمل حاضر را با هماهنگی و تشکیل کمیته ای متشکل از تمامی دست اندر کاران تدوین این دستورالعمل، بررسی و اعلام نماید.

ماده 12-این دستورالعمل در 12 ماده و 16 تبصره، در تاریخ 20/10/89 به تایید شورای معاونین سازمان بهزیستی کشور رسیده است.

تغییر قالب صفحه